Repenser la préparation des assemblées générales annuelles : comment les équipes de gouvernance doivent aborder 2026

Chaque année, à l'approche de la saison des assemblées générales annuelles (AGA), les équipes de gouvernance doivent composer avec la volonté de créer une expérience fluide, conforme aux exigences et exécutée de façon réfléchie, ainsi qu'avec la réalité des délais serrés, des attentes changeantes et de la complexité croissante des formats hybrides et virtuels. Malgré son caractère prévisible et cyclique, cette période n'est jamais une simple répétition de ce qui s'est passé l'année d'avant.

Bien que l'AGA soit une exigence légale, elle est également devenue le reflet d'autres éléments cruciaux : le niveau de préparation d'une entreprise, la façon dont elle communique avec les parties prenantes et l'assurance avec laquelle elle gère le changement.

Dans ce contexte, la préparation à la tenue d'une AGA signifie davantage que de cocher les éléments d'une liste de points. Il s'agit d'avoir des systèmes et des partenaires qui éliminent les obstacles, aident les équipes de gouvernance à réagir rapidement malgré l'urgence et veillent à ce que l'expérience des investisseurs soit claire, professionnelle et intuitive.

Voilà pourquoi la planification de l'AGA de 2026 exige d'anticiper les entraves et de remettre en question les processus qui ne sont peut-être plus adaptés aux besoins, en vue de répondre aux nouvelles attentes. Vous trouverez ci-dessous cinq thèmes que les équipes de gouvernance voudront peut-être examiner en prévision de la saison des AGA.

1. L'accessibilité de l'information : un enjeu pour l'expérience investisseur

Il y a quelques années à peine, la procédure de notification et d'accès répondait essentiellement à un impératif de conformité. Il s'agissait d'une étape nécessaire pour s'assurer que les documents étaient publiés, accessibles et complets. Aujourd'hui, cette étape est devenue l'un des premiers points de contact avec les investisseurs dans le cycle des AGA.

Les actionnaires s'attendent à des documents faciles à consulter, dotés d'une fonction de recherche et organisés de manière logique. Ils s'attendent également à ce que le processus de vote soit clair. La présidence du conseil d'administration s'attend à ce que l'image de marque et le professionnalisme de la société se reflètent dans tous les points de contact, y compris dans le microsite hébergeant la circulaire. Toute lacune dans ces éléments mène à une augmentation du temps consacré aux demandes de renseignements des actionnaires et au dépannage, ainsi qu'à une duplication des efforts en coulisse.

À l'approche de la saison des AGA de 2026, l'accessibilité de l'information ne se limite pas au respect des normes réglementaires. Il s'agit de concevoir un parcours plus fluide pour les actionnaires, dont les attentes sont de plus en plus influencées par leur expérience numérique partout ailleurs.

2. La compression de l'échéancier est la nouvelle norme

Demandez à n'importe quel secrétaire général ce qui entrave l'organisation d'une AGA par ailleurs bien ordonnée, et la réponse sera souvent la même : des modifications de dernière minute à la circulaire, des approbations retardées ou une vague soudaine de révisions dans les jours précédant l'impression. Un changement en entraîne un autre, et soudain, l'atteinte de chaque jalon semble en péril.

Ces enjeux ont toujours fait partie de la préparation d'une AGA. Ce qui a changé, c'est l'intensité des efforts, car les conseils d'administration ont une charge de travail accrue, les exigences de divulgation sont plus nuancées et les équipes de gouvernance ont moins de capacité excédentaire pour composer avec les imprévus.

Pour 2026, la capacité de résister à la compression de l'échéancier pourrait être tout aussi importante que le plan d'action lui-même. Il faut donc déterminer où se forment habituellement les goulots d'étranglement et établir des processus ou des partenariats qui permettront de s'adapter aux délais changeants sans nuire à l'exécution.

3. Attentes accrues pour les assemblées virtuelles et hybrides

Les premières AGA en mode virtuel ont été dictées par la nécessité. Désormais, elles sont définies par les attentes des actionnaires. Les actionnaires veulent l'accessibilité, peu importe l'emplacement. Les conseils d'administration recherchent la transparence et le contrôle. Les équipes de gouvernance veulent des plateformes conçues spécifiquement pour leurs besoins, stables et faciles à gérer, plutôt que des systèmes qui semblent avoir été adaptés de technologies événementielles générales.

Ce qui se dégage, c'est une compréhension plus fine de ce qu'il faut préparer pour le volet virtuel, sachant que le format hybride accentue les défis. Il ne s'agit pas seulement de diffuser des vidéos. Il faut se soucier de l'authentification, de la validité des résultats du scrutin, de la gestion des questions en temps réel, du soutien bilingue et de la coordination fluide entre l'équipe de gouvernance et l'équipe technique en coulisse.

Au moment de planifier une AGA, la question n'est pas tant de savoir s'il faut passer au mode virtuel ou hybride, mais plutôt de se demander si l'infrastructure peut pleinement prendre en charge l'un ou l'autre des formats dans la pratique.

4. Publication d'information et communications réglementaires : accent sur la souplesse

Les documents imprimés demeurent pertinents, mais ils ne cadrent pas toujours avec les délais de plus en plus serrés auxquels font face les équipes de gouvernance. Lorsqu'une date d'assemblée est déplacée ou qu'une circulaire exige des modifications tardives, le respect de la date limite de publication est alors compromis.

La documentation en format numérique offre une portée accrue, un délai de traitement plus rapide ainsi qu'un registre en ligne permanent et facile d'accès. Pour les émetteurs qui s'attendent à des périodes serrées de publication d'information financière, en 2026, la diversification des méthodes de publication pourrait favoriser la résilience et la prévisibilité du cycle de planification.

5. Perspectives en temps réel sur les tendances du vote

Il y a dix ans, le suivi du vote en cours de cycle était pratiquement un luxe. Aujourd'hui, une telle pratique est devenue la norme. Les membres du conseil d'administration et la haute direction comptent sur une vue d'ensemble rapide. Quels actionnaires ont déjà voté? Quelle tendance se dégage des résultats? Y a-t-il des signes de dissidence?

Il ne s'agit pas de simples chiffres, mais de signaux précurseurs qui permettent de préparer les arguments, d'anticiper les questions et de favoriser la mobilisation des parties prenantes. Les équipes de gouvernance, quant à elles, ont besoin d'avoir accès à des instantanés précis, en temps réel, sans avoir à consulter les rapports manuels ni à jongler avec de multiples sources de données. En 2026, les outils d'analyse des assemblées ne sont plus un luxe, mais une exigence opérationnelle incontournable.

Comment Compagnie Trust TSX facilite la préparation aux AGA

Les forces qui façonnent les AGA exigent une infrastructure souple, adaptée aux réalités actuelles en matière de gouvernance. Compagnie Trust TSX a renforcé ses solutions d'assemblée en tenant compte de ces attentes. Notre objectif est d'éliminer les entraves et l'incertitude et de soutenir les équipes de gouvernance grâce à des outils axés sur l'exactitude et le sentiment de confiance.

Voici ce que nous proposons :

● un hébergement optimisé pour la procédure de notification et d'accès, avec des documents portant la marque de l'entreprise et dotés d'une fonction de recherche, des options de mise en ligne de compléments d'information et un traitement simplifié des demandes de documents imprimés;
● des services nationaux d'impression et d'envoi postal conçus spécialement pour les échéances des AGA, offrant des délais prévisibles et une exécution coordonnée lorsque les échéances se resserrent;
● une plateforme d'assemblée virtuelle conçue pour la gouvernance, comportant des fonctions d'authentification sécurisée, de vote en temps réel, de soumission de questions, de soutien bilingue et d'accompagnement complet pour votre événement;
● des fonctions de publication numérique flexibles au moyen de TMX Newsfile, pour aider les émetteurs à respecter les exigences réglementaires en matière d'avis, même lorsque les délais sont courts;
● des outils de suivi et de production de rapports en temps réel qui permettent aux équipes de gouvernance de suivre avec précision les tendances du vote et de consulter les résultats du dépouillement;
● le Centre de marché TMX, spécialement conçu pour accueillir les AGA en personne et en mode hybride, doté d'une technologie optimisée pour la diffusion, de salles modulables et d'un soutien technique spécialisé.

Chacune de ces solutions vise à aider les équipes de gouvernance à tenir des assemblées annuelles harmonieuses et structurées, dans un contexte d'exigences en évolution.

Si vous entamez bientôt votre planification et que vous voulez explorer des façons d'organiser une AGA plus harmonieuse grâce à un processus plus robuste, Compagnie Trust TSX est là pour vous épauler. Communiquez avec nous pour en savoir plus.