Période des AGA de 2025 : L’intérêt des émetteurs canadiens à privilégier la transmission électronique

« Comment réduire les risques prévisibles avant qu'ils ne deviennent des problèmes coûteux? » Cette question est restée à l'avant-plan pendant la grève des postes de l'an dernier. Les émetteurs qui s'appuyaient uniquement sur la livraison physique ont subi des retards qui ont eu des répercussions sur l'engagement des investisseurs et le vote des actionnaires. Pire encore, ils ont absorbé le coût d'envois postaux qui n'auraient peut-être pas été reçus à temps.

La leçon est sans équivoque : s'appuyer sur un seul mode de transmission, en particulier, un canal vulnérable aux perturbations externes, fait peser un risque sur le calendrier de conformité et la réputation.

À l'aube de la période des assemblées annuelles de 2025, les émetteurs canadiens anticipent une difficulté connue, mais évitable : la possibilité d'une autre grève de Postes Canada. Personne ne peut prédire les interruptions de service, mais les leçons de la dernière grève des postes mettent en évidence un risque opérationnel que vous pouvez réduire en réexaminant l'approche de votre société en matière de communication aux actionnaires.

La transmission électronique du point de vue stratégique

La transmission électronique (e-Delivery) est une solution de rechange fiable, efficace et conforme qui laisse l'initiative aux émetteurs et va au-delà du plan de secours. Il s'agit d'une solution d'avenir qui s'inscrit dans les attentes des investisseurs, les pratiques exemplaires internationales et les cadres réglementaires en évolution.

En adoptant la transmission électronique, les émetteurs :

• gèrent le consentement des porteurs de titres à l'égard des communications électroniques;
• permettent l'inscription en ligne et la gestion des préférences, pour plus de commodité et de transparence;
• tiennent à jour les dossiers des investisseurs en recueillant et en mettant à jour les adresses électroniques;
• signalent aux actionnaires la publication de documents en ligne;
• transmettent des communications qui contiennent des liens directs vers les documents et les directives claires aux fins de la prise de mesures;
• suivent les indicateurs d'efficacité des communications : accusés de réception de courriels, nombre de destinataires qui ont suivi les liens, adresses courriel non valides, etc.;
• distribuent d'autres documents aux investisseurs, comme des communiqués de presse ou des mises à jour marketing, par voie électronique.

Les autorités de réglementation canadiennes permettent la transmission électronique sous certaines conditions précises liées au consentement et à la réception d'un avis. À l'échelle mondiale, l'accès électronique aux documents à l'intention des actionnaires est de plus en plus la norme. Cette approche aide les émetteurs à réduire le risque, à offrir une meilleure expérience d'assemblée et à suivre les attentes actuelles en matière de gouvernance.

Préparation à la transmission électronique

Un passage à la transmission électronique ne s'opère pas du jour au lendemain. Celui-ci requiert de la planification, de la coordination ainsi qu'un engagement en aval auprès de votre bassin d'investisseurs. Afin d'anticiper leur période d'AGA, les sociétés doivent commencer à se préparer tôt pour établir un plan de transmission électronique efficace et conforme.

Compagnie Trust TSX, votre agent des transferts de confiance, offre une solution de transmission électronique sans faille conçue dans l'optique de la conformité et de l'efficacité. De la gestion du recueil des consentements à la distribution d'avis et de documents, notre service permet aux émetteurs de transmettre des communications sécurisées en temps opportun.

Forts de notre expérience auprès d'une diversité de sociétés ouvertes au Canada, nous vous recommandons de prendre ces quatre mesures indispensables dès aujourd'hui pour préparer votre prochaine assemblée annuelle.

Étape 1 : Commencer à recueillir les consentements

En application de la réglementation canadienne, les porteurs de titres doivent donner leur consentement avant de recevoir des documents par voie électronique. Commencez à intégrer les demandes de consentement dans vos communications aux actionnaires existantes, et envisagez une sensibilisation ciblée pour encourager l'adhésion.

Étape 2 : Exploiter le portail client de Compagnie Trust TSX

Grâce au portail client sécurisé de Compagnie Trust TSX, les émetteurs peuvent gérer leurs préférences en matière de transmission électronique, mettre en œuvre des campagnes par courriel et suivre l'engagement des actionnaires en temps réel. Il s'agit d'une plateforme centralisée qui soutiendra votre transition et fera état de vos progrès.

Étape 3 : Promouvoir la transmission électronique auprès de vos points de contact

Que ce soit pour les envois postaux, les communications en ligne ou les documents destinés aux investisseurs, saisissez chaque occasion d'informer les actionnaires sur les avantages de la transmission électronique et la procédure pour s'y inscrire.

Étape 4 : Mettre à jour le registre des adresses électroniques des actionnaires

Disposer de coordonnées exactes est essentiel dans la réussite d'un programme de transmission électronique. Commencez à confirmer et à mettre à jour les adresses courriel des actionnaires au moyen de canaux sécurisés offerts par Compagnie Trust TSX.

L'action proactive permet de réduire le risque, de maîtriser les coûts et de vous assurer que vos communications aux actionnaires sont livrées à temps, peu importe les facteurs externes comme une éventuelle grève des postes. En plus de prévenir les interruptions, la transmission électronique offre un moyen moderne, sécurisé et très efficace de communiquer avec vos investisseurs. La prochaine période des AGA arrive à grands pas. Il est temps d'évaluer votre processus actuel, de cerner les lacunes et d'agir.

Communiquez avec un gestionnaire des relations avec la clientèle dévoué de Compagnie Trust TSX pour savoir comment notre service de transmission électronique peut vous aider à respecter vos exigences de conformité et à améliorer votre stratégie de communication aux actionnaires.

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