L’importance d’un solide plan de continuité des activités

Le plan de continuité des activités (PCA) est un volet indispensable des préparatifs d'une entreprise à tout type d'événement pouvant nuire à son exploitation. En pensant à des stratégies pour répondre à ces perturbations et maintenir ou reprendre rapidement ses activités, l'entreprise peut réduire au minimum les risques qui pèsent sur la continuité de son exploitation, sur sa réputation et sur ses parties prenantes.

Une foule de facteurs peuvent perturber les activités d'une entreprise, comme des pannes électriques ou informatiques, des atteintes à la cybersécurité ou des problèmes opérationnels (disponibilité du personnel essentiel ou des fournisseurs, processus critiques, accès aux installations). Parfois, ce sont des événements d'envergure nationale ou internationale qui sont en cause, par exemple une catastrophe naturelle (tremblement de terre, inondation, incendie de forêt) ou une pandémie comme celle de la COVID-19.

La planification est un élément essentiel à l'élaboration d'un PCA. En effet, un plan bien rodé décrit les principales mesures que prend l'entreprise pour gérer une perturbation ou réduire au minimum ses effets sur les activités. À cette étape de planification, l'entreprise doit entamer certains préparatifs et se poser certaines questions :

• Chaque unité d'exploitation doit réaliser une évaluation des risques liés à une perturbation donnée.
• L'entreprise doit faire la liste de ses processus critiques, de même que des employés et des équipes responsables de leur maintien.
• Si les circonstances l'exigent, quels processus, quelles activités et quelles équipes est-il possible de suspendre, et pour combien de temps?
• L'entreprise peut-elle poursuivre ses activités avec un nombre minimal d'employés? Si oui, combien?
• Où se trouvera le site de secours? En cas de situation faisant appel au PCA, ce site sera-t-il accessible aux employés essentiels? Combien d'employés pourront y travailler? Ce site a-t-il les systèmes et les infrastructures technologiques nécessaires pour prendre en charge les processus critiques? Est-il doté de mécanismes appropriés pour protéger le personnel et les réseaux de l'entreprise?
• Les technologies, les politiques et les dirigeants de l'entreprise favorisent-ils le télétravail? Les systèmes et les infrastructures technologiques peuvent-ils répondre à une augmentation de la demande liée au télétravail?
• Quels sont les fournisseurs critiques de l'entreprise? Sont-ils prêts eux aussi à gérer une éventuelle perturbation? S'ils sont touchés, comment en informeront-ils l'entreprise? S'ils ne sont plus en mesure d'exercer leurs fonctions, y a-t-il une solution de rechange?
• Par quel moyen l'entreprise peut-elle communiquer efficacement avec ses employés, ses clients, ses organismes de réglementation, ses fournisseurs et ses autres parties prenantes? Qui sera responsable de la communication? À quelle fréquence aura-t-elle lieu?

Ce ne sont que quelques-uns des facteurs à considérer dans l'élaboration d'un PCA. Compte tenu de la multitude de perturbations éventuelles, cette liste n'est pas exhaustive, d'où l'importance d'élaborer un plan à la fois souple et complet.

Tout comme la planification, des exercices réguliers sont une mine d'informations utiles pour renforcer un PCA. Par exemple, l'entreprise peut tenter d'effectuer des tâches critiques à partir de son site de secours. Cet exercice mettrait en évidence les lacunes du plan ou le besoin d'instaurer des solutions de rechange. De même, en testant l'accès à son réseau à distance, l'entreprise déterminerait si elle doit rehausser la capacité du système afin de répondre à une éventuelle augmentation de la demande. Ces essais du PCA rehaussent le degré de préparation de l'entreprise à une véritable perturbation.

De façon générale et peu importe la taille de l'entreprise ou son secteur d'activité, un PCA doit être simple, facile à comprendre et à mettre en œuvre, donner la priorité aux processus critiques, affecter les ressources efficacement et faire l'objet d'essais et de validations régulièrement. Enfin, l'entreprise doit voir le PCA comme un document dynamique plutôt qu'un processus ponctuel. Pour cette raison, elle doit continuellement le passer en revue et vérifier son efficacité pour s'assurer qu'il répondra à ses besoins en temps opportun.